Der Austausch von Firmen- und Zugangsdaten für bestimmte interne Firmenaccounts werden zunehmend online ausgetauscht. Virtuelle Datenräume stellen eine Möglichkeit dar, die technologische -und Informationssouveränität voranzutreiben. Durch die Gewährleistung von zuverlässiger Datensicherheit kann das Vertrauen von Kund:innen und Partner:innen und damit die Kund:innenbeziehung gestärkt werden. Zum anderen wirkt sich die Innovation im Bereich Datensicherheit auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aus. Ein sicherer Datenaustausch extern sowie intern wird daher zunehmend wichtiger.
Relevanz virtueller Datenräume
Der Onlineaustausch von Daten ist für Unternehmen ein entspannter Weg, um Daten untereinander auszutauschen. Gerade im Homeoffice werden Daten vermehrt über verschiedene Endgeräte und an unterschiedlichen Orten ausgetauscht. Dieser angenehme Weg der Daten-Übermittlung bedarf Innovation im Bereich der Datensicherheit. Eine Möglichkeit von Innovation im Bezug auf Datensicherheit stellen virtuelle Datenräume dar. Diese sind online zugängliche Archive, in denen sensible oder auch persönliche Daten ortsunabhängig und jederzeit aufgerufen, bearbeitet und geteilt werden können. Zusätzlich können virtuelle Datenräume die Zugriffsrechte für einzelne Personen oder Gruppen steuern.
Die großen Vorteile:
Hybrides Arbeiten nimmt einen immer höheren Stellenwert ein. Dabei wird ein sicherer und flexibler Datenaustausch orts- und zeitunabhängig benötigt. Virtuelle Datenräume benötigen keine Virtual-Private-Network Verbindung. Die Daten sind lokal gespeichert, direkt bereit und daher einfach bedienbar. Durch sichere Datenräume müssen sensible Daten nicht per E-Mail versendet werden, welche meist nicht verschlüsselt sind. Clouddienste sind ebenfalls beliebt, jedoch fehlt es diesen häufig an Datenschutzbestimmungen für ein sicheres Arbeiten mit personenbezogenen Daten. Virtuelle Datenräume sind für viele Datenmengen ausgelegt und können von mehreren genutzt werden. Solche Datenarchive besitzen, sobald sie in Deutschland bereitgestellt und betrieben werden, einen Basisschutz und unterliegen der DSGVO Datenschutz Grundverordnung. Die Veröffentlichung von Dokumenten wie Finanzpläne oder Verträge kann wirtschaftliche Konsequenzen haben. Virtuelle Datenräume haben den Vorteil, dass sie durchgängig Ende-zu-Ende verschlüsselt sind. Die Daten bleiben für Unbefugte unlesbar. Zusätzlich sind solche Datenarchive mit Viren-Scannern ausgestattet, welche die Viren untersuchen und blockieren. Ein weiterer Vorteil von virtuellen Datenräumen sind die Rechte, welche klar definiert werden. Nutzer:innen bekommen nur Zugriffsrechte, die sie wirklich benötigen. Sind in einem Unternehmen die Mitarbeitenden nach Kund:innen eingeteilt, bekommen diese nur Zugriffsrechte auf die Dokumente ihrer jeweiligen Kund:innen. Externe Partner:innen werden berechtigt Daten zu lesen oder herunterzuladen – die Bearbeitungsreche würden dann fehlen. Diesen Zugriff erhalten die Mitarbeiter:innen, um die Daten zu verwalten.
Zugriffrechte sind in virtuellen Datenräumen deutlich definiert. Aktivitätsprotokolle in virtuellen Datenarchiven dienen einer klaren Übersicht, wer mit welchem Zugang auf welche Daten zugreift. Dadurch wird die Datensouveränität gestärkt und gefördert. Die Durchführung der Datensicherung wird anhand bestehender Ressourcen umgesetzt, weshalb der Arbeitsaufwand gering bleibt und die Datenräume direkt zur Verfügung stehen, ohne Stillstand in Kauf zu nehmen. Unternehmen benötigen digitale Souveränität immer mehr. Daher muss innovativ gedacht werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Virtuelle Datenräume ermöglichen dies einfach und effizient.