Eine ordnungsgemäße, sichere Verwaltung und Speicherung von Daten sowie weiteren Medieninhalten sind für große Konzerne sowie für mittelständische Unternehmen von enormer Bedeutung. In diesem Bereich effizient aufgestellt zu sein bietet viele Vorteile. Eine Möglichkeit stellt Digital Asset Management dar. Verschiedenste digitale Inhalte und Medien wie zum Beispiel Bilder, Video- und Audio-Dateien werden als Digitale Assets gesehen, jedoch sind diese an sich allein keine digitalen Assets. Diese müssen vorher anhand von Metadaten beschrieben und angereichert werden. Dieser Schritt sorgt dafür, dass durch die Metadaten die Art der Kodierung, Eigentums-, Nutzungs- und Zugriffsrechte sowie der eigentliche Inhalt der Assets genau angegeben wird. Durch diese Angaben sind Media-Daten einfacher zu suchen und zu verwalten. Ein Digital Asset Management (DAM) kümmert sich demnach um die Verwaltung dieser digitalen Assets.
Funktionsweise des Digital Asset Managements
Es gibt verschiedene Systeme, um Daten strukturiert zu organisieren. Diese Systeme können jedoch nicht breitgefächert alle Datentypen organisieren und beziehen sich auf bestimmte Bereiche. Media Asset Manager beispielsweise fokussieren sich nur auf Mediadateien wie Bilder, Grafiken und Videos, andere Daten werden hier nicht verarbeitet. Das Digital Asset Management wiederum organisiert großflächiger und übernimmt die Verwaltung aller oben genannten Assets. Das System kann ebenfalls unterschiedliche Formen annehmen und seinen Fokus auf einen bestimmten Bereich beziehen.
Beispielsweise kümmert sich das Brand Asset Management vorzugsweise, um Marketing-Inhalte wie Logos und Corporate Design Elemente. Für eine Verwaltung der digitalen Assets wird eine geeignete DAM-Software benötigt, damit das System überhaupt erst aufgebaut werden kann. DAM-Systeme organisieren die Inhalte so, dass sie schnell gefunden werden können. Dafür ist eine passende Suchtechnologie unumgänglich. Diese Suchtechnologie sollte die Zuordnung ermöglichen sowie Formdaten, Attribute und Metadaten angeben. Assets lassen sich mit mehreren Suchoptionen einfacherer finden und können vom DAM schneller verarbeitet werden. Zusätzlich gehört zum Digital Asset Management die Versionskontrolle, bei der Änderungen an Dokumenten oder Dateien kontrolliert und mit Benutzererkennung gesichert werden sowie die direkte Distribution digitaler Inhalte aus dem DAM-System heraus. Um die zu gewährleisten, benötigt das System Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen.
Relevanz und Aufgaben von DAM
Das Digital Asset Management dient als Datenverwaltung und Datenzentrale und übernimmt daher verschiedene Aufgaben und Funktionen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören Import und Export von digitalen Inhalten, Konvertierung der Formate von Dateien, Suche von digitalen Inhalten anhand der Metadaten, Archivierung und Versionierung von Inhalten sowie Verwaltung von Lizenzen und Zugriffsrechten, auf beispielsweise Bildern. Digital Asset Management Systeme nehmen einen höheren Stellenwert in Unternehmen ein. Es besteht hier ein Zeit- und Ressourcen-Ersparnis, da ein solches DAM-System mit weniger Aufwand verbunden ist und Marketing-Teams sich folglich anderen Aufgaben widmen können. Die Zusammenarbeit wird durch ein DAM-System ebenfalls erleichtert, denn alle benötigten Daten befinden sich in diesem System und alle Teams haben Zugriff darauf, so dass die Kommunikation untereinander leicht ist. Ein weiterer Vorteil der DAM-Systeme im Gegensatz zur klassischen Ordnerstruktur ist der Schutz von Lizenzen und die Sicherstellung von Zugriffsrechten. Diese lassen sich durch ein DAM-System leichter verwalten und kann Unternehmen vor Missbrauch schützen.
Zudem wird durch das System ein konsistenter Markenauftritt ermöglicht, denn das DAM-System stellt einheitliche Inhalte für alle Kanäle bereit. Dieser Auftritt ist Grundvoraussetzung, um bei Kund:innen im Gedächtnis zu bleiben. Ein weiterer Vorteil der DAM-Lösungen ist die vereinfachte Content-Produktion und Distribution, denn durch das System wird es Unternehmen ermöglicht, Inhalte nicht nur zu verwalten, sondern diese auch direkt selbst zu produzieren.